Definisi Perjalanan Dinas perusahaan, Macam Macam Persamaan dan perbedaan Perjalanan Dinas

Definisi perjalanan Dinas  adalah perjalanan ke suatu tempat yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu. Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Seseorang yang melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang dituju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya.

MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS

1.       Ditinjau dari Wiayah :

a)       Dalam negeri (luar kota, daerah, pulau)

b)      Luar negeri

2.       Ditinjau dari transportasi

a)       Darat (mobil, travel, kereta api)

b)      Laut (Kapal)

c)       Udara (pesawat)

3.       Ditinjau dari Tujuan

a)       Perjalanan dinas untuk rakernas.

b)      Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

c)       Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

d)      Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan

e)      Perjalanan dinas untuk pelantikan.

f)        Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g)       Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h)      Perjalanan dinas untuk tender.

i)        Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

j)        Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN PERJALANAN DINAS DAN PERJALANAN BISNIS

A.      Persamaannya :

·         Keduanya melakukan suatu kegiatan perjalanan ke luar kota / provinsi / pulau atau negara untuk mewakili perusahaan / instansi.

·         Dilakukan perorangan atau kelompok.

·         Dibiayai oleh perusahaan / instansi.

·         Setelah selesai membuat laporan.

·         Keduanya dilakukan untuk mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi.

B.      Perbedaan

TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

1.       In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.       Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

3.       Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.